Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Основные коды для заполнения табеля

При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:

Наименование	Код
Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы	Я
Выходные дни и нерабочие праздничные даты	В
Ночная смена	Н
Выполнение государственных обязанностей	Г
Сверхурочные часы работы	С
Продолжительность времени работы вахтовым методом	ВМ
Нахождение в служебной командировке	К
Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации	ПК
Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт	ПМ
Отпуск очередной ежегодный	ОТ
Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска	ОД
Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой	У
Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый	УД
Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата	УВ
Отпуск по беременности и родам	Р
Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет	ОЖ
Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации	ДО
Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством	ОЗ
Дополнительный неоплачиваемый отпуск	ДБ
Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия	Б
Больничный лист неоплачиваемый	Т
Сокращенный рабочий день	ЛЧ
Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности	ПВ
Прогул	ПР
Неполный рабочий день	НС
Оплачиваемые выходные дни	ОВ
Неоплачиваемые выходные дни	НВ
Время нахождения на забастовке	ЗБ
Неявка на работу без объяснения	НН
Случаи простоя по вине работодателя	РП
Простой по вине работника	ВП
Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам	НП
Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты	НЗ

Организация табельного учета рабочего времени

Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.

В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.

На практике она может быть реализована по таким направлениям:

• от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
• учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
• получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника более двух отклонений в один день.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

В этом случае табель на указанного работника будет заполняться следующим образом:

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Заведующий отделом	6	6														12 ч
Г	Г	В	В						В	В	В				2 дн.
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	92 ч
	В	В	О	О	О	О	О	В	В	О	О	О	О	О	14 дн.
Заведующий отделом		2														2 ч
	А	В	В						В	В	В				1 дн.
															2 ч
	В	В						В	В						1 дн.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Чем предусмотрен табель

ТК РФ в статье 91 определил: работодатель в обязательном порядке ведет учет рабочего времени сотрудников. Табель необходимо иметь в каждом учреждении вне зависимости от формы собственности. При отсутствии этого документа наказание последует как для юрлица, так и для должностных лиц.

Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 установлены две формы по учету рабочего времени — Т-12 и Т-13. Если учет времени работы и расчета с сотрудниками осуществляется раздельно, допустимо применять раздел 1 формы Т-12 как самостоятельный, не заполняя раздел 2, касающийся расчета с работниками. Форма Т-13 используется при учете рабочего времени.

С 01.01.2013 утвержденные Постановлением формы необязательны. Это значит, что организация вправе создать собственную учетную форму, принимая во внимание специфику и направление деятельности.

ВАЖНО!

Приказом Минфина №52н от 30.03.2015 утверждена форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений по ОКУД 0504421. Она специфична в силу отраслевого использования, так как в документе отражаются особенности деятельности в бюджетной сфере. Форма предполагает возможность внесения различных кодов, касающихся выходных при обучении, учебных отпусков.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

• учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;
• учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;
• при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);
• в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

Формы и порядок заполнения

В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:

1. Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).

В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.

1. Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
2. ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.

Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

• 8 – количество отработанных дней;
• 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Расшифровка самых распространенных

Для обозначения рабочих событий используется буквенная и цифровая кодировки. Их расшифровку можно найти на титульном листе ведомости формы Т-12. Предприятие самостоятельно выбирает, какая кодировка удобней для использования – буквенная или цифровая.

Не все коды постоянно требуются для заполнения табеля. Но некоторые, наиболее часто используемые, табельщик должен знать наизусть, чтобы избежать ошибок в заполнении граф:

Читайте так же: Определение и порядок оплаты сверхурочной работы по ТК РФ в 2019 году

Любые данные должны быть подтверждены первичными документами: больничным листом, приказом на предоставление отпуска или отправку в командировку и подобное.

Расшифровка всех условных обозначений, используемых для заполнения табеля учета рабочего времени:

Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки

Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019. При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от № 52н).

Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.

При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.

Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2019 годах

Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 1 января 2013 года для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата № 1 от 5 января 2004 года. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.

Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени

В ведении табеля есть свои особенности:

• Чтобы продемонстрировать каждодневные затраты трудового времени за полный месяц на одного служащего в таблице выделено:

1. 2 строчки (гр. 4, 6) в ф. Т-12;
2. 4 строчки (гр. 4), по 2 строки на 2 недели и соответствующее количество граф (15, 16), в ф. Т-13.

Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

• Все служащие организации имеют личный табельный номер, используемый в бумагах, касающихся их работы и ее оплаты. Что касается совместителей, приходится закреплять за ними сразу 2 номера, потому что на них должен быть составлен стандартный пакет документов по трудоустройству. Трудовое время будет учитываться раздельно по обоим табельным номерам.
• Верхние строчки в графах 5, 7 (форма Т-12) заполняются данными о числе дней, которые сотрудник полностью отработал. Нижние строчки — для раб. времени за период (в часах).
• Кадровый служащий по окончании каждого месяца получает от сотрудников, которые вели табели, готовые отчеты. Его задача будет сравнить сведения в отчетах с информацией из отдела кадров. При необходимости он указывает причины, почему работник не приходил на службу. Также он проверяет, когда сотруднику давали отпуск, когда он получал командировочные. Целью такой сверки является уточнение, какие часы были пропущены по уважительной причине, а какие считать за прогул.
• Учет времени может быть проведен двумя способами:

1. учет приходов на работу и пропущенных смен,
2. учет исключительно особых ситуаций (прогулов, задержек, сверхурочного времени).

• Если кто-то из служащих был уволен, его табельный номер убирают из списка в след. месяце после его ухода.
• При приеме в компанию новых работников их табельные номера заносят в базу данных в этом же месяце.
• Записи в табеле делаются только при наличии подтверждающих документов:

1. об отсутствии в раб. время сотрудника,
2. о выходе служащего на неполный день,
3. о переработках (инициированных нанимателем или самим работником),
4. об уменьшении числа рабочих часов.

• Данные о пропусках смен, указанные в днях, кодируются и заносятся в верхнюю строку графа, нижние не подлежат заполнению.
• При заполнении ф. Т-12 табеля раздел второй «Расчеты с персоналом по оплате труда» на аналогичный для всех служащих вид оплаты и корр. счет используются гр. с 18 по 22. Если для отдельных сотрудников они различны, применяются гр. с 18 по 34.
• При внесении сведений для вычисления суммы зарплаты в ф. Т-13:

1. для одинаковых оплаты и корр. счета для всех служащих используются «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» над табличкой с гр. 7-9 и гр. 9 (без заполнения гр. 7,8);
2. для различных выплат и корр. счетов для служащих применяются гр. 7-9. Дополнительное поле с такими же No граф пригодится для сведений по типам оплаты, если их более 4.

Особенности заполнения табеля для некоторых категорий работников

В таблице рассмотрены особенности заполнения для некоторых категорий работников:

Категория	Особенность
Сотрудник, переведенный начальством с полной раб. недели на неполную	Все дни, в которые сотрудник не участвует в производственном процессе, помечаются кодом «В(26)» (выходной).
Сотрудница предприятия находится в отпуске по уходу за ребенком	Она вправе трудится неполный день. В таблицу ставится код «ОЖ(15)» и прочерки по трудовому времени. Должны быть организованы 2 доп. строки: для кода «Я(01)» (трудовое время сотрудников с полной занятостью) и для отметки часов работы. Так будут в наличии сведения по статистике и рабочее время для расчета зарплаты.
Выступление служащего предприятия в суде	Указывается как «др. причины неявки», доказательством отсутствия из-за вызова на судебное заседание служит справка-вызов.
Командировка	1-ая строка: число рабочих часов, исходя из режима по основному месту занятости. 2-ая строка: код «К(06)» (командировка). В списке общего числа отработанных часов (дней) за месяц в гр. «Отработано за месяц» записываются исключительно рабочее время командировки.
Курсы повышения квалификации (и аналогичные мероприятия)	Отмечается кодом «У(11)».
Уменьшение длительности трудового дня перед праздником и нерабочим днем	Будет записано количество фактически проведенных за работой часов.
Перенос трудовых дней	Перенесенный день будет зафиксирован пометкой «В(16)» (выходной). Указывается время работы за день, на который теперь выпадает рабочая смена (доказательство переноса — приказ руководителя).
Сверхурочные часы	В табеле указываются сверхурочные под пометкой «НУ».
Водитель транспорта компании	Заносятся сведения, согласно графику работы (при суммированном учете отработанного времени длительность раб. дня должна быть не более 10 ч. Возможно увеличение числа трудовых часов до 12, однако за рулем человек должен находиться не дольше 9 ч.). Если водитель трудится в определенные часы ежедневно, трудовое время исчисляется в днях, а в праздничные дни — в часах.
Ненормированный трудовой день	Следует записать нормативное число рабочих часов, не отработанное. Количество часов, вышедшее за рамки нормы, не причисляется к сверхурочным. Сотрудники получают до недели отпуска дополнительно.
Праздники во время отпуска	Для дней отпуска — код «ОТ(09)», праздничные дни отмечаются как праздники — «В».
Сотрудник отсутствовал на работе, но сохранял средний заработок	Считается неотработанным временем, отмечается кодом «А».

Буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени 2021

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

1. Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.

   Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»

2. Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.
3. Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.

   Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это касается больших организаций, где есть однофамильцы.

4. Напротив ячеек с фамилиями заполняют столбцы графика, соответствующие дням месяца.
5. Каждый рабочий день сотрудника отмечают фактически отработанным временем или отклонения от графика.
6. Все данные о посещении вносятся в виде специальных кодов, предписанных Госкомстатом.
7. В отдельных графах выносят суммированный итог фактической отработки (вычисляются суммы часов и дней). Также выносится итог праздников и выходных.

Форма табеля не имеет значения, можно выбрать форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (формы Т-12, форма Т-13), можно воспользоваться формой, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

из КонсультантПлюс.

Вообще, если вы трудитесь в коммерческой организации, можете самостоятельно разработать и утвердить собственную форму с собственными буквенными или цифровыми обозначениями, никто это не запрещает, главное, чтобы она была по факту.

В табеле информация выглядит так: верхняя строка отражает данные об отсутствии специалиста на работе – Б, ПР, НН, ОТ, К, В и т.д. В нижней строке ничего не проставляется. Далее при расчете остается лишь подсчитать количество заполненных клеток и умножить их на число часов рабочего дня.

Возможно применение метода регистрации отклонений. Его удобно использовать в случае одинаковой продолжительности рабочего дня во всем отчетном периоде. В такой ситуации отражаются лишь нестандартные явления, т.е. командировочные выезды, сверхурочный труд, неявки и т.п. Этот метод занимает значительно меньше времени на заполнение бланка.

Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.

На каждом предприятии назначают ответственного сотрудника (из отдела кадров, бухгалтерии и т. д.), который специализируется на ведении табеля. Его составляют исходя из специфики деятельности компании и количества персонала.

Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.

Ответственность за табелирование может возлагаться на разных работников, все зависит от количества наемных лиц, работающих в организации. На крупных предприятиях наблюдаются следующие структуры ответственности:

Связано это с тем, что многие путаются какой именно код поставить в том или ином случае, хотя сам бланк и содержит информацию о наиболее встречающихся аббревиатурах. Кроме общепринятых значений, разрешается вводить и свои личные условные обозначения, главное применять их системно и по итогу не запутаться с учетом.

Существуют две утвержденные формы: Т-12 и Т-13. Их отличие в том, что в первой не только учитывается рабочее время, но и есть графы для расчета ежемесячной оплаты труда. Заполняются они по одной схеме, а именно каждый месяц первого числа открывают новый табель. В нем необходимо заполнить графы:

В таблице рассмотрены чаще всего используемые условные обозначения в табеле учета рабочего времени. Более подробное описание и полный перечень обычно располагаются на первом листе бланка. Это позволяет легче ориентироваться в обозначениях и определить, в какой ситуации что ставить в ячейку.

При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.

Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:

1. Работающим неофициально.
2. Устроенным по внешнему совместительству.
3. Офо��мленных по гражданскому соглашению.

Давайте разберёмся, кто же должен составлять и вести табель.

В соответствии с «Указаниями применения и заполнения документации первичного учёта», которые действуют в 2018г., бланк обязан заполнять определённый сотрудник, уполномоченный приказом руководителя. Документ должен быть закреплён подписями отдела кадров и начальника.

Жизненный опыт показывает, что частенько руководитель относится к ведению табеля очень поверхностно. Обязанность просто скидывается на первого попавшегося под руку сотрудника, без каких-либо приказов, утверждённых форм, без выплат и поощрений за дополнительную работу. «Добрый» сотрудник с энтузиазмом берётся за дело. И радостно выполняет чужие обязанности бесплатно. Хорошо, когда у этого сотрудника времени достаточно и он справляется и с ведением табеля, и со своей основной работой. Но обычно неоплачиваемый дополнительный труд только мешает и нервирует.

А некоторые вообще игнорируют ведение табеля. Трудятся, суетятся, им некогда об этом даже думать. «Какой табель? О чём вы? У меня 10 человек всего работает, без табеля справляемся. Отвлекать кого-то от основного рабочего процесса или нанимать ещё одного сотрудника — невыгодно». Обычно так ведут себя новоиспечённые бизнесмены. У них действительно мало сотрудников на фирме, зарплата всех устраивает, вести табель учёта рабочего времени им, казалось бы, не нужно. Но это до поры до времени. Однажды и сюда приходят госинспектора. Тогда-то предприниматель и начинает понимать всю важность ведения табеля.

В крупных предприятиях график обычно ведёт «табельщик». Если табель находится в распоряжении неуполномоченного лица — это чревато штрафами. А сам учётный табель в таком случае считается недействительным. Только табельщик может законно вести график.

Если организация небольшая, то ответственным за заполнение бланка может быть и другой сотрудник. Как правило, это бухгалтер, секретарь, работник отдела кадров, или начальник отдела (ведёт учёт для своего подразделения).

В таком случае должен быть соответствующий приказ от руководителя. И трудовой договор дополняется новым пунктом о наделении работника дополнительными полномочиями. Если этих документов нет, сотрудник может отказаться от обязанности вести табельный учёт. А руководитель при этом не имеет права заставить его исполнять эти обязанности.

Только уполномоченный человек несёт всю ответственность за корректность табельных сведений.

График заполняется ежемесячно. После обработки данных в табеле учёта рабочего времени, табельщик и все ответственные лица ставят свои подписи. После документ попадает в ведение бухгалтерского отдела, сверяются все пункты и начисляется зарплата сотрудникам предприятия. Без подписи руководителя табель недействителен.

Для того, чтобы систематизировать сбор и обработку информации для ведения табельного учёта, составляется «Положение о табеле учёта рабочего времени».

Это Положение является правовым актом. Составить его можно примерно по следующим пунктам:

1. Общие положения. В данном разделе нужно описать с какой целью создаётся и ведётся документ.
2. Обязанности. Определяются сотрудники, которым вменены обязанности по его ведению.
3. Правила заполнения табеля. Утверждается порядок ведения табеля, форма бланка, учитываются особенности организации, описываются нюансы заполнения табеля.
4. Основные цели и задачи. Порядок передачи документа в бухгалтерию и отдел кадров, даты предоставления табеля руководителю (оговаривается и бумажный и электронный вариант документа).

Мы на предприятии сделали ещё проще: нашли в интернете уже готовое Положение, скачали его. И немного видоизменили документ, адаптировав его под свою организацию.

После того как Положение составили, все задействованные лица должны ознакомиться с ним. А также с приказом о его утверждении, поставить подписи и приступать к своим обязанностям.

Существует 2 варианта ведения табеля: электронный и бумажный.

Электронный вариант применяется чаще, он более удобный и быстрый. К тому же в любой момент можно сделать необходимые изменения или исправления. В отчётный период табельщику нужно всего лишь внести коррективы в электронный табель. Необходимые расчёты программа делает сама.

Самый продвинутый вариант — это пропускная карточная система. Сотрудник приходит на работу (или уходит), проводит карточку, а программа автоматически заносит данные в табель о его фактическом пребывании на рабочем месте.

Чаще всего электронный табель ведут в программах excel и 1С.

Наша организация работает с программой 1С: Камин. Этот вариант ведения табеля очень удобный и простой. Как это делается приведу в примере ниже. Этот способ актуален в 2018 году.

Для любой формы табеля в 2018г. по-прежнему существуют определённые требования к заполнению бланка:

1. Табель по учёту рабочего времени должен содержать в шапке профиля данные о предприятии: её официальное наименование, подразделение, код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), номер документа.

   Обратите внимание! Если организация носит название, к примеру, «Геология», а оформлена как ИП Кирьянов В.С., то в данные табеля заносится «ИП Кирьянов В.С.»

2. Обозначается тип документа: первичный или корректировочный. Даты начала и окончания учёта.
3. Сведения о работниках. Должность, Ф.И.О., номер личного дела.

   Некоторые организации игнорируют раздел «номер личного дела». Но лучше его прописывать, чтобы не было путаницы. Особенно это к����сается больших организаций, где есть однофамильцы.

   За основу расчетов берут календарный день, не смену. То есть, когда смена (12 часов) начнется в 21ч и завершится в 9ч след. дня, в таблицу будет сделана пометка о времени работы за день начала смены – 3 часа (с 21ч до 24ч), и за день ее завершения – 9 часов (с 0ч до 9ч).

   Число граф может быть увеличено для аккуратности внесения дополнительных сведений. В гр. 4 и 6 обоих табелей в самой верхней строчке должны быть записаны коды затрат трудовых часов, а внизу пишется количество фактически не/отработанного времени на определенный день.

   Форма или матрица документа определена Госкомстатом в 2004: ф. Т-12 и Т-13. Установленные государством формы оказались удобными для организаций, ими пользуются и сегодня, внося коррективы под собственные условия.

   Отметки в табеле по этим позициям делают на основании приказа нанимателя, где чётко указывают границы события. В зависимости от формулировки проставляется код рабочей смены или отсутствия в день приезда.

   В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.

   Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.

   1. Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
   2. Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
   3. РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
   4. С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
   5. К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
   6. ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
   7. ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
   8. У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
   9. УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
   10. УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
   11. Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
   12. ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
   13. ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
   14. ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
   15. Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
   16. Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
   17. ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
   18. РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
   19. Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
   20. ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
   21. НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
   22. В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
   23. ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероп��иятия.
   24. НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.

   Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.

   Бюджетные же учреждения должны использовать официально утвержденные регистры (о них подробнее узнайте из Приказа Минфина России от 30.03.2015 №52н).

   ВАЖНО! Следует учесть, что условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году отличаются в зависимости от того, является организация бюджетной или коммерческой. Это значит, что коды для Т-12 и Т-13 различаются.

   В ячейках, соответствующих каждому дню месяца, ставятся буквы или цифры. Это код или обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 и Т-12 факта присутствия работника на рабочем месте или отсутствия (и его причины).

   Госучреждения пользуются документом по ОКУД 0504421, и к нему Приказом Минфина России №52н от 30.03.2015 утверждены иные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году (форма 0504421): они отражены в таблице:

   Показатель	Код
   Трудовая деятельность в нерабочие, выходные и праздничные дни	В
   Осуществляемая ночью	Н
   Осуществление государственных обязанностей	Г
   Ежегодный, очередной или допотпуск	О
   Временная нетрудоспособность (включая нетрудоспособность, вызванную будущим материнством, и режим самоизоляции)	Б
   Отпуск, предоставляемый в связи с необходимостью осуществления ухода за малолетним ребенком	ОР
   Сверхурочная трудовая деятельность	С
   Прогул	П
   Отсутствие на месте осуществления трудовой деятельности, неявка на работу по причинам, остающимся невыясненными	НН
   Служебная поездка, командировка	К
   Отсутствие на работе, неявка с разрешения работодателя, администрации компании	А
   Учебный допотпуск	ОУ
   Выходные, предоставленные в связи с обучением	ВУ
   Замещение в 1–3 классах	ЗН
   Замещение, производимое в группах продленного дня	ЗП
   Замещение, осуществляемое в 4–11 классах	ЗС
   Трудовая деятельность, осуществляемая в нерабочие дни (праздники и на входных)	РП
   Часы, фактически отработанные	Ф

   
   

   Похожие записи:

   • Обязанности дежурного по столовой
   • Росгвардия запустила электронную очередь на жилье для сотрудников
   • Выплаты за третьего ребенка в 2023 году