Как оформлять сотрудников в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформлять сотрудников в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законе указаны отдельные условия, для работников, которые могут выходить на пенсию досрочно. Кроме общего списка документов в органы ПФР, им необходимо предоставить справку о вредных условиях труда с места работы для подтверждения факта досрочного выхода на пенсию.
Когда появляется необходимость в предоставлении справки о характере и условиях труда?
В таблице ниже представлены основные аспекты процесса совместительства, оказывающие влияние на условия выдачи справки.
| Особенности | Внутренние характеристики | Внешние характеристики |
| Место работы | Сотрудник работает в одной компании, но по разным должностям | Сотрудник работает на разных предприятиях |
| Уведомление работодателя | Не надо | Работодатель по основному месту работы должен быть оповещен о дополнительной занятости |
| Отпуск | 28 дней по календарю | Начало и окончание касается дат, которые определены в графике по основному месту |
| Режим работы | Прописан в ст. 100 ТК РФ | График устанавливается только в согласовании с основным местом работы. Дополнительная работа выполняется в свободное время. |
Наиболее распространенные ошибки
Ошибка № 1. Справка может быть написана от руки.
Комментарий: справка должна быть оформлена в печатном виде. Но внесение сведений в нее может быть от руки.
Ошибка № 2. Для подтверждения вредных условий труда достаточно только справки.
Комментарий: кроме справки в органы ПФР также предоставляются документы: заявление, трудовая книжка, паспорт, СНИЛС, сведения по заработной плате.
Подведем итоги.
Для того, чтобы принять на работу сотрудника при условии совмещения, работодателю надо убедиться, не работает ли он на основном месте труда во вредных условиях. Поэтому требуется предоставление справки об условиях и характере трудовой деятельности на основном месте работы. Право требования такого документа закреплено в ст. 283 ТК РФ.
Справка о характере и условиях труда может понадобиться в случаях: совместительства, досрочного выхода на пенсию и проведения медико-санитарной экспертизы. Такая справка является подтверждением факта наличия вредных факторов труда. Унифицированной формы нет, но есть рекомендации по ее заполнению.
Какие сведения указываются в справке с места работы
Сведения, которые надо указать в справке с места работы, называет сам работник. Это могут быть:
- справка о зарплате;
- о персонифицированном учете и стаже;
- о характере и условиях труда по основному месту работы;
- о том, что работник не пользуется определенными видами льгот;
- другие.
Места предъявления справок с места работы тоже могут быть самыми разными. Это:
- посольства, турфирмы для оформления визы;
- для предъявления в судебные инстанции;
- в пенсионный фонд; на новое место работы;
- в организации соцобеспечения;
- другие.
Закон разрешает работнику не указывать место и причину выдачи данной справки.
Как заполнить производственную характеристику для МСЭ?
Документ о характере работы гражданина должен наиболее точно отражать специфику его работы. Как правило, бланк производственной характеристики выдается в МСЭ со списком остальных документов, которые гражданин обязан предоставить.
Однако работодатель вправе использовать свою форму документа, если он содержит все необходимые для прохождения экспертизы данные. Иначе в рассмотрении дела о признании степени нетрудоспособности будет отказано.
При заполнении формы следует придерживаться следующих требований:
- допустимо внесение записей в бланк от руки либо печатным способом. При заполнении от руки текст должен легко читаться;
- недопустимо наличие исправлений и помарок;
- заполняется в настоящем времени, если работник в настоящее время находится с организацией в трудовых отношениях, либо в прошедшем, если трудовой договор уже расторгнут;
- подписывается руководителем организации и одним или более сотрудниками, например, главным бухгалтером, работником кадровой службы, представителем профсоюзного комитета и т.д.
Справка о характере и условиях труда по основному месту работы (образец)
Сотрудник нашел работу по совместительству. Однако для трудоустройства ему нужно подтвердить, что его работа не связана с вредными условиями труда. Поможем кадровому специалисту составить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет выдать такую справку без лишних хлопот.
Сотрудник может работать по отдельному трудовому договору в свободное от основно работы время. Такой работник называется совместителем, а его дополнительная работа – совместительством (ч. 1 ст. 282 ТК РФ).
К сведению
Совместительство бывает внешним и внутренним. При внешнем совместительстве сотрудник работает у разных работодателей, тогда как при внутреннем совместительстве работодатель один (ч. 3 ст. 282 ТК РФ).
В общем случае, продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не может превышать 4 часа в день (ст. 284 ТК РФ). Подробнее об этом см.«Совместитель: норма рабочего времени».
Справка об условиях труда в органы ПФР
В законе указаны отдельные условия, для работников, которые могут выходить на пенсию досрочно. Кроме общего списка документов в органы ПФР, им необходимо предоставить справку о вредных условиях труда с места работы для подтверждения факта досрочного выхода на пенсию.
В рамках данной справки отражается следующая информация.
| Особенности | Пояснение |
| Продолжительность работы во вредных условия труда | Мужчинам старше 50 лет, а женщинам старше 45 лет назначается досрочная пенсия, если их стаж составляет для мужчин 20 лет, а для женщин – 15 лет |
| Были ли переводы на другие должности | Если были переводы, то указывается в каких условиях и сколько времени трудился работник |
| Документы – основания для выдачи справки | · трудовая книжка; · трудовой договор; · внутренние акты, где описаны вредные условия. |
Характеристика условий труда
Существуют четыре класса вредных условий.
| Класс условий труда | Условия труда | Характеристика |
| 1 | Оптимальные | · сотрудник сохраняет свое здоровье; · работоспособность увеличивается |
| 2 | Допустимые | · уровни вредных факторов не превышают норм труда; · не способствуют снижению работоспособности; · возможные травмы восстанавливаются за время отдыха сотрудника. |
| 3 | Вредные | · превышают допустимую норму; · пагубно влияют на организм человека; · при прохождении медосмотров у работника наблюдаются отклонения в состоянии здоровья; · стойкое воздействие неблагоприятных факторов; · могут вызвать профессиональное заболевание. |
| 4 | Опасные и вредные | · в процессе работы наносится вред здоровью сотрудника; · условия могут стать причиной заболевания или получения травмы; · угроза жизни работнику. |
Производственная характеристика для МСЭ: образец заполнения – 2021
- Документ должен заполняться в настоящем либо в прошедшем времени, это будет зависеть от того, расторгнуты ли с работником трудовые отношений или нет.
- Документ может быть заполнен как в печатном виде, так и от руки. В последнем случае данные просто вносятся в пустые строки бланка производственной характеристики.
- Если бланк заполняется от руки, в нем не должно быть помарок и исправлений.
- Характеристику подписывают двое или больше сотрудников предприятия (руководитель, главный бухгалтер, кадровик, представитель профсоюза и т.д.). Это будет зависеть от того, кто вносит данные в бланк.
- Полное ФИО работника.
- Полное наименование и местонахождение предприятия, которое дает характеристику.
- Цех (отдел) в котором трудится человек.
- Описать, как организован процесс труда данного работника (индивидуальная работа, бригадная и т.д.).
- Должность, на которой работник трудится на момент прохождения освидетельствования, либо, на которой трудился до увольнения.
- Дополнительные сведения о должности или профессии (квалификация, разряд, смежные специальности и т.д.).
- Описание выполняемой работы и ее характеристики: напряженность, тяжесть, монотонность и т.д. Как правило, эти данные можно взять из карты СОУТ (аттестации) рабочего места.
- Есть ли у работника льготы (сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск и т.д.).
- Указать, может ли работодатель перевести человека на более легкую работу.
- Необходимо написать, справляется ли человек с текущей работой, если есть нормы выработки указать и их.
- Привести суммы заработной платы за последний год, в разбивке по месяцам.
- Указать количество больничных листов и их продолжительность за последний год.
Примеры характеристик условий труда в справках по некоторым профессиям
Пример № 2. Бухгалтер.
Данные для справки:
- сведения о сотруднике;
- данные по организации;
- нагрузки и факторы трудовой деятельности;
- напряженность (эмоциональная, в том числе);
- доход за год;
- данные по больничным;
- дата составления;
- печать и подписи.
справки для бухгалтера можно тут.
Пример № 3. Учитель.
Помимо общих данных указываются индивидуальные:
- есть ли высшее образование;
- стаж;
- специальность;
- категория;
- воздействие химикатов;
- научно-теоретическая подготовка;
- продолжительность рабочего дня;
- уровень шума;
- психическое и умственное напряжение.
Пример № 4. Слесарь-ремонтник.
В справке указываются:
- продолжительность рабочего дня;
- позиция в работе: стоя;
- необходимость поднимать тяжести;
- уровень шума;
- место работы: ремонтная деятельность;
- наличие эмоциональной и психической нагрузки.
Пример № 5. Кузнец.
В справке указывается:
- работа при повышенных температурах;
- использование спецодежды;
- поднятие тяжести;
- возможность ожогов.
Основные характеристики справки
Нет унифицированной формы такого документа, на каждом предприятии данная справка составляется индивидуально. Однако есть общие требования к ее составлению.
Основные реквизиты справки:
- наименование компании;
- дата и номер документа;
- номер СНИЛС работника;
- характер работы, которую выполняет сотрудник;
- ФИО и должность сотрудника;
- условия специальной оценки труда и сроки, когда она проводилась в последний раз;
- должность руководителя, ФИО, подпись;
- печать компании.
Уточняющую справку особого характера работы можно скачать тут.
Скачать справку в ПФР можно тут.
Скачать справку о характере и условиях труда можно тут.
В таблице ниже представлены основные обязательные разделы справки.
| Раздел | Характеристика |
| 1 | ФИО сотрудника |
| 2 | Наименование работодателя |
| 3 | Адрес работы |
| 4 | Описывают рабочее место, цех, отдел, бригада |
| 5 | Указывается должность, специальность или разряд |
| 6 | Прописывается, справляется ли сотрудник обязанностями |
| 7 | Описывается само рабочее место |
| 8 | Описываются условия труда |
| 9 | Прочие дополнения и особенности рабочего места |
Справка для медико-санитарной экспертизы
Основная задача МСЭ: установление инвалидности человеку.
Такая справка выдается в ситуациях:
- диагностировано профессиональное заболевание;
- получение травмы на рабочем месте;
- утрата трудоспособности в результате профессиональной травмы.
Для комиссии МСЭ требуется справка об условиях труда сотрудника, где была получена травма. Цель такой справки: выявление опасностей рабочей обстановки.
Перечень необходимых сведений в справке:
- ФИО и должность сотрудника;
- наименование компании;
- паспортные данные сотрудника;
- режим работы;
- класс условий труда по классификатору;
- сложность работы;
- наличие или отсутствие психологических и физических нагрузок;
- наличие вредных факторов: уровень шума, пыль, ультразвук, инфракрасное излучение;
- наличие профзаболеваний работника;
- подписи сторон и печать.
Особенности справки для МСЭ:
- право подписания есть только у руководителя, врача или медсестры на предприятии, представителя профсоюза;
- отражается наличие автоматизации рабочего места;
- отражаются сведения о норме выработки;
- указываются факторы, которые влияют на уровень зрения;
- описывается позиции, в которой работает сотрудник;
- описываются категории вредности по классификатору.
Особенности описания условий труда сотрудника в справке:
- наличие напряженности труда, что вызвано высоким уровнем ответственности, необходимостью концентрации внимания и повышением уровня опасности;
- более высокие нагрузки в сравнении с обычными;
- характеристика рабочего места. Указание на применяемое оборудование, материалы, технические устройства;
- описывается необходимость поднимать тяжелые предметы при выполнении обязанностей;
- требуется ли применение спецодежды;
- описание параметров труда, которые влияют на состояние здоровья;
- наличие пыли;
- наличие ультразвукового воздействия;
- направление сотрудника в командировки.
При наличии на предприятии медицинского кабинета, справка составляется при присутствии медработника.
характеристики для МСЭ можно тут.
Как доказать вредные условия труда
Статья 8 Закона № 426-ФЗ от 28.12.2013 обязывает работодателя регулярно проводить оценку условий работы каждого рабочего места.
Здесь следует отметить, что это целый последовательно осуществляемый комплекс мероприятий на предмет выявления вредных факторов, оказывающих влияние на организм работника, совершаемый работодателем с помощью специализированной организации/эксперта.
Именно по результатам проведения специальной оценки условий труда устанавливаются классы (подклассы) условий труда на рабочих местах.
Каждый работник имеет право присутствовать при проведении оценки, а также обращаться к своему работодателю и специалистам, проводящим оценку, для разъяснения возникающих вопросов при ее проведении. По окончании оценки работника обязаны ознакомить с ее результатами (ст. 4, ч. 2 ст. 5 Закона № 426-ФЗ от 28.12.2013).
Кроме того, работник вправе обратиться к своему руководству и/или контролирующей организации (ее эксперту) с заявлением, чтобы они провели проверку его рабочего места с целью идентификации потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов (п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона № 426-ФЗ от 28.12.2013).
Когда нужна справка о характере работы?
Чтобы разобраться в данном вопросе, необходимо ознакомиться с нюансами совместительства:
| Особенности | Внутреннее | Внешнее |
| Место работы | Сотрудник трудоустроен в одной и той же компании на двух разных должностях | Гражданин работает на разных предприятиях, должности могут быть любыми |
| Уведомление работодателя | Не нужно | При желании внести запись в трудовую книжку работнику придется уведомлять о дополнительной занятости работодателя по основному месту |
| Отпуск | Предоставляется 28 календарных дней в зависимости от графика и желания сотрудника | Начало и окончание отдыха должно приходиться на даты, указанные в графике по основной работе |
| Режим работы | Ограничивается в соотв. со ст. 100 ТК РФ | График работы зависит от занятости по основному месту. Гражданин может выполнять свои обязанности только в свободное время |
Справка для медико-санитарной экспертизы
Если у сотрудника было диагностировано заболевание или он получил травму, в результате которой утратил трудоспособность, его направляют на МСЭ. Для комиссии требуется справка об условиях труда, чтобы выявить, в какой обстановке работает гражданин и может ли быть причинен его здоровью вред.
Какие сведения должны содержаться в документе:
- Ф.И.О., должность, название предприятия.
- Паспортные данные работника, его режим работы (начало и окончание рабочего дня, выходные и т.д.).
- Класс условий в соответствии с Классификатором.
- Сложность работы, наличие или отсутствие психологических и физических нагрузок.
- Имеющиеся вредные факторы: превышение уровня шума, пыль, ультразвук, инфракрасное излучение.
- Есть ли у работника профессиональные заболевания.
- Подпись директора и печать организации.
Если на предприятии есть медкабинет, составление справки производится при участии медицинского работника.
Что касается профессиональных характеристик?
Это один из самых сложных пунктов. Описывая их необходимо понимать, что хочет от результатов этой комиссии сам работник и деликатно описывать ситуацию.
Например, если банковский работник приобрел такое заболевание, как астма. Помещение, в котором он работает, имеет хорошую вентиляцию, соответствует климатическим нормам и оснащено спецоборудованием и кондиционерами. Работник не имеет дел с клиентами, а занимается работой непосредственно с внутренней документацией.
Если работодатель напишет, что на больничные кандидат не ходит, с работой справляется отлично, в полном объеме и в срок, жалоб от него не было. Тогда экспертиза задаст вопрос: зачем все это и будет более подробно изучать состояние здоровья сотрудника. Это займёт больше времени, и сотрудник вовремя недополучит необходимый ему уход. Или же сотрудник получит нужный для него диагноз о том, что его состояние удовлетворительно, но это пагубно скажется на репутации организации. Так как было зря затрачено время на их сотрудника, которое экспертиза могло уделить другому, действительно нуждающемуся в ней человеку.
Поэтому очень важно достичь взаимопонимание и тщательно продумать каждый пункт запроса.