Как правильно составить гарантийное письмо об оплате
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить гарантийное письмо об оплате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.
Может ли гарантийное письмо заменить договор?
Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:
- составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
- направить оферту другой стороне;
- получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).
Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики. Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:
- В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
- Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
- Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.
Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.
Что такое письменная гарантия
Благодаря подобной бумаге, участники сделки выстраивают доверительные отношения. Грамотно составленный документ позволяет перенести дату платежа без штрафов и пеней и не допустить срыва сроков поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Гарантию оформляют в случае, когда заказчик не в состоянии перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам. А повод для составления такого документа — претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Конкретные разновидности гарантийных писем
В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
- Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
- Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
-
Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
- студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
- сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
- освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
В каком стиле составляется гарантийное письмо
Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:
- стиль письма – исключительно официально-деловой;
- структура текста – простая и последовательная;
- предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
- изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
- грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.
Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.
Обязательные сведения и реквизиты, содержащиеся в гарантийном письме:
- реквизиты сторон;
- отсылка к реквизитам договора, по которому гарантируется оплата (включается в случае предварительного заключения договора);
- описание обязательств по сделке (например, поставка продовольственных или непродовольственных товаров, выполнение ремонтных работ, оказание образовательных услуг, и так далее);
- сумма, подлежащая выплате;
- сроки уплаты задолженности или порядок выплат при предоставлении рассрочки;
- реквизиты банковских счетов;
- подписи руководителей организаций или их полномочных представителей;
- номер письма;
- дата подписания;
- контактная информация.
Гарантийное письмо должно включать в себя такие элементы:
- Кто составил, и кому адресовано.
- Реквизиты сторон.
- Дата оформления документа, и, если вы ведете детальное делопроизводство в своей организации — исходящий номер акта.
- Суть документа – что, кому и в какие сроки гарантировано.
- Должность и инициалы автора письма.
- Печать компании.
- Контакты сторон.
У гарантийного листа, которое является официальным документом, есть особенности.
Форма гарантийного письма подразумевает, что:
- формат письма сугубо деловой, без длинных фраз и двусмысленных выражений;
- должна быть изложена полная процедура, которая подлежит исполнению;
- письмо заполняются на фирменном бланке организации-составителя и обязательно заверяется печатью организации;
- подписывает данный документ директор организации и глав.бух (это обязательное условие для гарантийных писем, если они предполагают исполнение финансовых обязательств).
Если говорить о неизменных реквизитах гарантийных писем, то к ним можно отнести:
- Имя корпорации.
- Код организации.
- ОГРН юридического лица.
- ИНН.
- Адресат.
- Заголовок.
Закон не говорит однозначно, как нужно писать гарантийное письмо об оплате, а специальной формы для таких посланий не предусмотрено. Если гарантия составляется от имени юридического лица, то писать её нужно на фирменном бланке. В этом случае руководителю кроме своей подписи придётся поставить ещё и печать. А вот ИП (и физические лица, то есть обычные граждане) могут оформить этот документ на обычном листе бумаги.
Список обязательных реквизитов выглядит так:
- номер исходящего письма и дата его составления;
- данные об отправителе (название фирмы, ФИО самого предпринимателя);
- сведения о получателе – название организации (полное, не сокращённое) и ФИО её руководителя, для которого и предназначается гарантия;
- название – здесь можно просто указать тему послания, заголовок «Гарантийное письмо» обычно не пишется.
Вместо того, чтобы писать данные об отправителе вручную, можно ставить штамп фирмы (если он есть).
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Правильно составленный документ – гарантия его выполнения
Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:
- Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
- Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
- Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
- Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
- Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.
Как составить бланк юридическому лицу
Если гарантия составляется юридическим лицом, следует распечатать ее на фирменном бланке организации. Как правило, на нем уже проставлено наименование, а также реквизиты компании. Содержатся там и контактные данные, в том числе адрес, телефон и электронная почта.
Как уже отмечалось, единой формы здесь не предусмотрено. Однако на бланк распространяются все правила деловой переписки.
Составляется документ по следующему плану:
- Исходящий номер.
- Дата составления.
- Реквизиты организации-адресата: полное название, данные руководителя, банковские счета.
- Основной текст гарантии. Здесь может быть указано, что компания гарантирует проведение оплаты в размере ХХ рублей в срок до ХХ.ХХ.ХХ года.
- Печать фирмы.
- Подпись руководителя и главного бухгалтера.
Цель – обозначить свои намерения в определенной сфере:
- финансовая. При возникновении просрочки в оплате услуг руководитель может направить кредитору гарантийное письмо об оплате задолженности, об оплате товара или услуги, которым он подтверждает размер долга, основания его возникновения и гарантирует погашение. Последнее может и не наступить, а направленный документ будет использован в качестве доказательства в суде;
- арендная. Арендодатель выдает своему будущему арендатору документ, подтверждающий намерение предоставить помещение для осуществления коммерческой деятельности. Он требуется в случаях, когда арендатор не может заключить договор, к примеру, не зарегистрирован в качестве организации, а в налоговую инспекцию предоставить необходимо сведения о местонахождении для включения в ЕГРЮЛ. После получения свидетельства о регистрации в качестве юридического лица организация заключает полноценный договор аренды;
- страховая. Некоторым иностранным гражданам требуется подтверждение того, что работодатель предоставит им медицинские гарантии (ДМС);
- трудовая. Студенты получают гарантии того, что компания или ИП примет их на работу;
- обязательственная. Предполагается, что организация обеспечит выполнение принятых обязательств, к примеру, возврат оборудования, переданного для тестирования. Гарантийное письмо на поставку товара подтверждает намерение поставщика произвести отгрузку.
Сфер, в которых используется такой вариант деловой переписки, действительно много. Объединяет их подход к оформлению и тексту.
Образцы гарантийного письма
В зависимости от того, какие гарантии должен предоставить его составитель и кому, можно отличить несколько видов гарантийных писем. Каждый из них имеет определенные особенности заполнения. Образцы есть в интернете, а еще можно проконсультироваться с юристом, чтобы учесть все моменты для исполнения договоренностей обеими сторонами.
Чаще всего гарантийные письма составляются по таким основаниям
:
- об оплате товаров или услуг;
- по задолженности;
- на выполнение оговоренных робот;
- по оплате за помещение, взятое в аренду;
- для налоговой службы.
Методы отправки гарантийных писем
Заполненный бланк может быть отправлен несколькими способами. Более предпочтительно передавать подобную документацию лично представителям фирмы-поставщика. В этом случае, пакет документов может быть передан либо секретарю, либо в канцелярский отдел. Выбирая этот метод передачи официальных бумаг, следует позаботиться о создании копии документа, на которой будет поставлен штамп, подтверждающий факт приема.
Допускается передача деловой документации при помощи курьерских служб или при помощи почтовой компании. В последнем случае, заполненные бумаги отправляются заказным письмом, с уведомлением о получении. Также допускается отправка извещения при помощи факса или интернета, с последующей передачей бумажной копии.
Определение и юридические нормы
Гарантийное письмо представляет собой документ деловой переписки, по общему правилу осуществляемой между организациями или частными предпринимателями. Таким письмом участник отношений подтверждает обязательство, которое требуется исполнить в конкретно установленные сроки и в точно обозначенном объеме.
Гарантийное письмо не признается коммерческой документацией, но служит доказательством в суде.
Гарантийные письма на практике используется только в предпринимательской деятельности. При этом специальных правил, отдельных норм закона и прочих положений для регулирования вопроса составления и подписания писем не предусмотрено.
Не заплатили за работу без договора: что делать?
Как написать гарантийное письмо на оплату
Гарантийное письмо — это документ, который позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.
Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.
Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.
Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).
Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.
Значение гарантийного письма и случаи его использования
Основная цель официального послания – обеспечить исполнение закрепленного договором обязательства и отсрочить обращение делового партнера в суд. Прислав письменную гарантию деловому партнеру, должник официально признает свой долг либо невыполнение обязательства в срок.
ВАЖНО: принятие документа лицом, требующим исполнение обязательства, считается юридическим поводом для приостановления срока исковой давности для обращения в суд и начала течения нового срока.
Документ может служить гарантией не только оплаты по соглашению, но и:
- исполнения предусмотренных соглашением действий;
- подтверждения заключения договора между сторонами;
- признания суммы долговых обязательств;
- возмещения причиненного ущерба;
- выполнения действий, служащих гарантией при недобросовестном исполнении обязательств или предоставлении некачественных услуг (товаров) – замена товара, бесплатный ремонт;
- подтверждения юридически значимой информации.
Образец гарантийного письма
| Исх. № 190913-1
от «19» сентября 2013 г. |
Директору ООО «Транстрой» А.В. Куйбышеву |
ООО «Экспедиция», ОГРН 1116511111121, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Москва, ул. Петрозаводская, 25, на основании Договора исполнения работ № 35/2013 от 22 августа 2013 года (далее — Договор), заключенного с ООО «Транстрой», настоящим письмом гарантирует завершение строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 30 декабря 2013 г.
| Директор ООО «Экспедиция» | Ермаков | О.И. Ермаков |