Переходим на электронные счета-фактуры
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переходим на электронные счета-фактуры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.
Общий порядок действий
Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:
- Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
- Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
- Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.
Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.
Возможность использования ЭСФ закреплена в п. 1 ст. 169 НК РФ. регулирует порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Формат ЭСФ утверждён . Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.
В понятие электронных счетов включают:
- реквизиты;
- фактурную часть;
- расчёты.
Отличия электронного счёта-фактуры:
- ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
- ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.
Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
Порядок действий участников документообмена при выставлении электронного счета-фактуры
Рассмотрим, что делается в процессе выставления счета-фактуры через интернет участниками сделки (подразумевается, что сертификаты ключей ими уже получены, соглашение друг с другом и с операторами заключено):
- Составление документа в формате, закрепленном налоговыми органами (это делает продавец). Для этого он должен либо скопировать его из бухгалтерской программы, либо заполнить бланк в спецпрограмме оператора ФНС.
- Отправление сформированного документа своему оператору. Обязательно нужно дождаться подтверждения оператора о получении файла, в котором будет значиться дата и время акта, чем и фиксируется акт отправки.
- Продавец извещает оператора о том, что получил его уведомление.
- Оператор продавца производит пересылку счета-фактуры оператору покупателя.
- Оператор покупателя осуществляет отправление файла другой стороне сделки.
- После получения покупатель отправляет ответное уведомление, которое также пройдет через обоих операторов, прежде чем поступит контрагенту.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Новая система прослеживаемости товаров
В конце 2020 года стартовал тестовый период национальной системы прослеживания товаров. Нужна эта система для ужесточения контроля за ввозимыми товарами из других стран. Данный контроль позволит контролирующим органам прослеживать путь импортных товаров, следить за их перемещением до потребителя, за счёт этого планируется уменьшить процент контрафактной продукции на рынке РФ.
Система прослеживаемости регламентируется:
-
Федеральным законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ. Также есть изменения в Налоговым кодексе РФ, утверждена национальная система прослеживаемости.
-
Постановлением Правительства от 25.06.2019 № 807. Прописан и утверждён список товаров, подлежащих контролю системы прослеживаемости.
В п. 3 ст. 169 Налогового Кодекса РФ есть изменения. Раньше в процессе продажи товаров или оказания услуг всем, не платящим НДС, разрешалось не составлять счёт-фактуру (с условием документально оформленной договорённости двух сторон). С 1 июля действия с прослеживаемыми товарами составляют исключение, то есть уклониться от формирования документа невозможно даже с согласием обеих сторон.
С 1 июля 2021 года товары, упомянутые в перечне Постановления Правительства от 25.06.2019 № 807, станут прослеживаемыми. Ими стали:
-
холодильники и морозилки;
-
машины для стирки и сушки белья;
-
мониторы и проекторы;
-
коляски и автокресла для детей;
-
мебель металлическая для офисов;
-
прочая продукция, в т.ч. автоспецтехника.
Электронный документооборот счетов-фактур
Вариант деятельности, когда предприниматель занимается сбытом продукции прослеживаемости организациям или ИП, планирующим дальнейшую их перепродажу, то придётся оформлять исключительно ЭСФ и производить взаимную пересылку с помощью операторов ЭДО и электронной почты. Нововведение действует и на корректировочную документацию (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Отступление от закона возможно только в таких ситуациях:
-
продукция реализована физическому лицу без дальнейшей перепродажи, например, для личного пользования, а не для получения прибыли;
-
продукция предназначена для экспорта или реэкспорт;
-
продукция реализована и вывезена за границу Российской Федерации в государства-члена ЕАЭС.
Особенности работы с электронными счетами-фактурами
Главная особенность работы со счетами-фактурами в электронной форме обусловлена тем, что они составляются по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Данное условие, а также формат счетов-фактур и процедур обмена по телекоммуникационным каналам связи – через оператора электронного документооборота, устанавливают соответствующие нормативные документы ИФНС.
Внедрим в кратчайшие сроки юридически значимый ЭДО для обмена счетами-фактурами и УПД
Отметим, что для удобства сторон сделки и контролирующих органов предусмотрен обмен не просто счетами-фактурами, а пакетом документов, именуемым УПД – универсальным передаточным документом. В него входит СФ и акт/накладная, что упрощает понимание информации по сделке и позволяет обмениваться сразу несколькими документами за одну сессию.
Электронный счет-фактура – юридический оригинал
Счет-фактура, выставленный (полученный) в электронном формате, не является копией своего отпечатанного прототипа. Его отправка и получение – акт, имеющий самостоятельную юридическую значимость, поскольку это отражает специально созданная законодателями нормативная база. Для него характерны те же особенности, что и для документа в бумажной форме, а именно:
- данные и реквизиты организации;
- сроки выставления (на сегодня составляют 5 дней);
- обязательное визирование руководством или другим лицом, имеющим такое право;
- регистрация в учетных документах (журнале, книге покупок и продаж и т.п.);
- обязанность хранения на протяжении 4 лет (естественно, в виде файла);
- является основанием для вычетов по налогу на добавленную стоимость.
Особенности использования электронных счетов-фактур
Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.
ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.
Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:
- контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
- своевременное отправление документа получателю;
- формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
- независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).
Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).
Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.
Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.
Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Сроки выставления и цена опоздания
Органы ФНС вменяют продавцу в обязанность выставление счета-фактуры в срок не позже 5 рабочих (календарных) суток с момента совершения сделки, которым может считаться:
- отгрузка;
- выплата покупателю аванса или всей стоимости покупки;
- доставка товара покупателю или до пункта, оговоренного в договоре;
- момент оказания услуги.
Бумажное оформление счетов-фактур позволяло подкорректрировать дату в ситуации опоздания, обозначив ее «задним числом». Электронный формат исключает такую возможность. Однако опоздание не столь страшно, оно не является существенным нарушением, могущим повлечь за собой отказ в возврате НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ). Главное, чтобы были выполнены остальные существенные требования:
- возможность полной и достоверной идентификации продавца и покупателя;
- указание товара (услуги, работы);
- подтверждение прав собственности и их перехода в результате акта продажи;
- точные данные о стоимости, влияющие на базу и сумму НДС.
Счета-фактуры в электронном виде
Возможность применения электронных счетов-фактур (ЭСФ) зафиксирована в п. 1 ст. 169 НК РФ. ЭСФ вправе выставлять продавцы, комиссионеры, агенты (налоговые и работающие по агентским договорам). При обмене ЭСФ компании обязаны руководствоваться утвержденным Порядком, где прописаны основные критерии, не противоречащие ст. 169 НК:
- Обе стороны согласны на применение электронного варианта СФ;
- Контрагенты имеют возможность и соответствующее оборудование для приема-обработки ЭСФ;
- ЭСФ оформляются по утвержденному формату и заверяются квалифицированной электронной подписью.
Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.
Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.
Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
Представление в контролирующие органы
Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.
Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.
Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.
Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде (о том, что такое ЭСФ и каковы его преимущества перед бумажной версией, читайте тут).