Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

• в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

• в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

• в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

• в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:

• копия приказа о направлении в командировку;
• копия приказа о продлении (изменении/отмене) командировки;
• проездные документы: электронный билет или авиабилет с приложением посадочных талонов, ж/д билет и другие;
• счет (акт и счет-фактура) гостиницы или договор аренды при найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек, квитанция ПКО, выписка с карты и другие);
• документ, подтверждающий заправку авто (в случае аренды автомобиля или отправления работника в командировку на автомобиле компании) – чек АЗС;
• квитанции о возврате билетов, штрафы за отмену бронирования билета, найма жилого помещения (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• копия товарно-транспортной накладной, товарной накладной или акта о перемещении – при перевозке товарно-материальных ценностей;
• другие документы, подтверждающие расходы во время служебной командировки;
• копия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы – при командировании за пределы РФ (кроме случаев, когда в соответствии с действующим порядком пересечение госграницы РФ происходит по внутреннему паспорту без проставления отметки в загранпаспорте).

Прочие расходы на командировку

Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:

• за пользование постелью;

• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);

• оплата регистрационных взносов;

• оплата услуг по оформлению проездных документов;

• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);

• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).

Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.

Возмещение проживания в командировке

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

По какой форме составлять авансовый отчет

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязанность применять унифицированную «первичку» сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.

Для справки. Составлять авансовый отчет можно либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо по форме, разработанной самостоятельно.

Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из «упрощенцев» есть необходимое для этого программное обеспечение — можно использовать.

По какому курсу и на какую дату считать валюту?

Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.

Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:

• При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
• При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.

• Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.
• В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.
• Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).

Кого нельзя отправлять в командировку за границу

Прежде чем отправить сотрудника в командировку за границу, необходимо знать, кого категорически нельзя использовать для таких деловых поездок:

• Беременных.
• Несовершеннолетних. Исключением являются работники творческого и культурного профиля, например, дети-актеры.
• Субъектов, которым в конкретную страну въезд запретили.
• Сотрудников, у которых есть ограничения на выезд из страны.
• Работников, которые находятся в студенческом отпуске.

Нужно брать согласие на заграничную командировку у следующих категорий работников:

• Матерей, детям которых нет 3 лет.
• Опекунов малолетних детей.
• Родителей и опекунов-одиночек, детям которых нет 5 лет.
• Родителей несовершеннолетних инвалидов.
• Сотрудников, которые ухаживают за тяжело больным близким родственником.

Порядок выплаты суточных работникам

После того как работодатель определит, какой размер суточных в командировке положен сотруднику, проводится оформление соответствующей документации.
Общий порядок возмещения командировочных расходов:

• информирование работника о предоставлении лимита и необходимости документального фиксирования затрат;
• отправка сотрудника в поездку;
• по возвращении на рабочее место сотрудник должен предоставить руководству доказательства затрат в виде чеков и билетов;
• производится расчет размера суточных в командировке (количество дней, проведенных вне основного рабочего места, умножают на установленный лимит);
• сотрудник получает компенсацию затрат вместе с заработной платой.

Важно! В зависимости от организации, порядок получения суточных варьируется: сроки и объем выплат, требования к документации.

В обязанности организации входит возмещение работникам денежных средств согласно статье 168 ТК РФ не только за каждый день пребывания в поездке, но и за выходные, праздничные дни. Выплачивается компенсация сотрудникам за время пребывания в пути, включая непредвиденные остановки.

Оформление командировки регламентирует Трудовой кодекс, а также ПП № 749. Согласно этим двум нормативным актам все решения по командировке принимает исключительно работодатель. Цель поездки, сроки и многое другое зависит только от него. Свое решение работодатель обязан оформить документально. Какой это будет вид документа, нормативные акты не содержат. Но на практике начальник выдает приказ о направлении работника в командировку.

Для этого оформляется специальная форма приказа – Т-9 или Т-9а, если направляется несколько лиц. Закон также не запрещает использовать бланки приказов, разработанные работодателем для организации собственноручно. Главное, чтобы ни были утверждены соответствующими внутренними документами.

Этот этап оформления командировки за границу осуществляется очень просто. Кадровому сотруднику потребуется только приказ и служебное задание, наличие которого не является обязательным. Далее работодателю необходимо возместить расходы, которые сотрудник понесет в поездке. То есть, оформить суточные.

Какие включаются сведения?

Заполнение этого документа осуществляется на основании официальных документов, имеющихся у работника компании, приехавшего из командировки. Если расчеты осуществлялись в наличном виде, то прикладываются к отчету разные платежные документы. Если применялись безналичные расходы, то потребуется выписка из банка.

В документацию включаются следующие сведения:

• сведения о командируемом гражданине;
• данные о бухгалтере, который заполняет несколько пунктов данного отчета;
• наименование организации, в которой трудится гражданин;
• табельный номер;
• цель выдачи аванса, представленная хозяйственными или представительскими расходами;
• сведения о перерасходе или остатке денежных средств;
• перечисляются документы, подтверждающие затраты гражданина во время нахождения в служебной поездке;
• общая сумма, потраченная работником компании во время командировки;
• подпись гражданина.

Бухгалтер после изучения данного отчета ставит на нем свою подпись. Дополнительно им указывается номер и дата формирования отчета. Приводятся расходы, подлежащие учету, а также прописываются номера бухгалтерских счетов. Правильно составленный и проверенный документ передается директору компании для изучения и подписания.

Оправдательные документы по командировке

Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:

• счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
• отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).

Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:

• пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
• железнодорожные билеты;
• документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
• документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

• приказ о направлении в командировку;
• служебное задание;
• командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

• ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
• подразделение (отдел) к которому от относится;
• место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
• длительность командировки (с конкретными датами);
• основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

• заграничным представительствам организации;
• при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
• если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

• оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
• получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
• в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
• хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

1. Трудовой кодекс РФ
2. Налоговый кодекс РФ
3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
4. Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922)
5. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
6. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
7. Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19
8. Письма Минфина России:

• от 25.04.2013 № 03-04-06/14428
• от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263
• от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456

Документы к авансовому отчету по загранкомандировке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык — либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет — это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

— в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

— налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

— в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

— работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

• беременных женщин — ст. 259;
• несовершеннолетних — ст.268.

Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Похожие записи:

• Пенсии чернобыльцам в России в 2022 году
• Льготы пенсионерам и лицам предпенсионного возраста Санкт-Петербурга в 2021 году
• Что делать если обвиняют в краже денег которую не совершал