Сведения о среднесписочной численности в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сведения о среднесписочной численности в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Количество работников в вашей организации имеет решающее значение для составления журналов и итоговых отчетов в налоговую инспекцию и фонд социального страхования. Поэтому необходимо разобраться в понятии среднесписочной численности работников организации и в том, как рассчитать среднесписочную численность работников за год или любой другой расчетный период.
Что такое среднесписочная численность
Численность работников — это показатель количества работников, фактически находящихся в фонде заработной платы в течение отчетного периода. Сотрудники, отсутствующие на работе по причине отпуска, командировки, болезни или по другим причинам, в расчет не включаются.
Количество работников — это число лиц, занятых по трудовому, постоянному, временному или сезонному трудовому договору на один день или на более длительный период. В список включены владельцы предприятий, которые работают и получают зарплату, как и все остальные.
Численность работников рассчитывается на определенную отчетную дату. Средняя численность работников — это средняя численность работников за требуемый период; инструкции по расчету средней численности работников за год или любой другой учетный период можно найти в приказе.772 РОССТАТА от 22 ноября 2017 года. в список включаются работники, которые фактически вышли на работу, и те, кто по каким-либо причинам работников, которые не вышли на работу.
Иными словами, в среднесписочную численность входят те, кто находится в командировках, отпусках и на больничном. Не учитываются только работники, находящиеся в декретном отпуске, начисленном отпуске и неработающие в отпуске по уходу за ребенком.
Каждый работник рассчитывается как единица. Если сотрудник имеет несколько мест работы или является внештатным работником с меньшим количеством мест, он все равно рассчитывается как отдельная единица по основной должности. Внешние сотрудники, с другой стороны, не учитываются как часть заработной платы.
Ежедневная численность персонала должна быть четко оговорена в рабочем листе.
Для расчета среднесписочной численности работников используются формы федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и передаче товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом положении организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» и № П-5 (м) «Сведения о заработной плате». № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденные приказом Росстата от 22. 11.
2017 № 772.
Налоговый кодекс не определяет значение средней численности работников.
В среднесписочную численность работников включаются только те работники, для которых карьер является основным местом работы.
Полный перечень тех, кто включается в расчет численности персонала, приведен в пункте 77 инструкции, а перечень тех, кого не надо включать в расчет численности персонала, — в пункте 78 инструкции.
Средний штат отличается от среднесписочной численности тем, что в него не включаются внешние сотрудники и сотрудники, ответственные за гражданско-правовые договоры.
Для чего нужна среднесписочная численность
На основании данных о количестве трудоустроенных лиц налоговая инспекция контролирует:
- соблюдение права на применение УСН. Законом установлено, что упрощёнку могут использовать ИП и организации со средним числом работников не более 130 человек в течение года;
- разрешённые способы сдачи отчётности. Этот пункт касается также отчётов в ПФР и ФСС. Например, нельзя сдавать декларацию по налогу на прибыль на бумаге, если в штате числится более 100 человек;
- правомерность использования ИП патентной системы налогообложения (средняя численность работников не может превышать 15 человек).
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
База для расчёта среднесписочной численности
Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:
- Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
- Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
- Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
- Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
- Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
- Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
- Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;
Рассчитываем численность — лист «Расчет численности»
На этом листе пользователь «руками» может добавить всего три показателя, которые могут увеличить время, необходимое для выполнения расчетного объема работы:
- ненормируемые операции или подготовительное-заключительное время/время обслуживания рабочего места — добавляется в процентах к основному времени; если на листе «Описание работ» вы уже учитывали это время — ячейка будет выделена красным;
- неустранимые перерывы в часах за смену (это все те перерывы в работе, устранить которые при имеющихся условиях труда невозможно);
- выполнение норм в % (очевидно, что, выполнение норм на 50% требует удвоения численности выполняющих эту работу сотрудников).
Кроме перечисленных выше параметров на этом листе ввести ничего нельзя — можно только «включать/выключать» используемые для расчета опции.
Выбор кнопок «+» и «-» на второй строке листа позволяет включить или исключить соответствующие параметры из расчета.
Зеленая кнопка «-» над столбцом «Потери рабочего времени» означает, что по умолчанию в расчете численности этот показатель не учитывается.
База для расчёта среднесписочной численности
Среднесписочная численность сотрудников фирмы должна рассчитываться на базе табельного учёта. Фирма должна ежедневно учитывать списочную численность своих сотрудников в табелях рабочего времени. В состав списочной численности необходимо включать следующих работников компании:
- Вышедшие на работу и выполняющие свои трудовые обязанности сотрудники;
- Имеющие в данный день месяца выходной, по графику работы предприятия;
- Получившие выходной или день отдыха в соответствии с ТК РФ (за переработку, работу в выходные и праздники т.п.);
- Персонал, не вышедший на работу в учитываемый день связи с болезнью, находящиеся в отпуске любого вида или в командировке;
- Персонал, находящийся в учебном отпуске, но только когда за работником сохраняется заработная плата;
- Работники, не присутствующие на рабочих местах по причине прогула;
- Находящиеся на работе, но фактически не работающие из-за простоя, или находящиеся в забастовке работники;
Проще говоря, в списочную численность включаются все работники компании, вне зависимости от их явки или неявки на работу в учитываемую дату.
Расчёт СЧР за отчётный период
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия за 2021 год менялся незначительно:
- январь – март: 35 чел.;
- апрель – май: 33 чел.;
- июнь – декабрь: 40 чел.
Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
- апрель – 320;
- май – 690;
- июнь – 780;
- июль – 820;
- август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
Расчет среднесписочной численности работников за год должны предоставлять все ИП и организации, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники. Новым учреждениям нужно сдавать отчет 2 раза: после создания и по итогам года. ИП освобождены от этой обязанности с 2014 года. Для сбора информации многие организации используют разные программы.
Расчет среднесписочной численности работников подается:
— по итогам года, не позднее 21 января (для существующих организаций);
— не позднее двадцатого числа после месяца, в котором была создана организация;
— в день официального закрытия предприятия.
За нарушение сроков необходимо уплатить штраф в размере 200 рублей. Также могут быть наложены административные взыскания на главного бухгалтера или руководителя в пределах 300-500 рублей. За передачу некорректных данных штраф не предусмотрен. После уплаты денег отчет все равно придется подать.
Среднесписочная численность внешних совместителей, работников совместителей: как рассчитать?
Как было написано выше по тексту, внешние совместители не включаются в расчет в ССЧ всех работников предприятия, компании или организации. Но иногда важно подсчитать среднесп. числ-ть внешних совместителей или работников совместителей. Как это правильно сделать? Необходимо знать следующее:
- Совместители, принятые на временную работу, как и основные работники в любой компании, заключают с руководителями труд-соглашения.
- Они имеют те же гарантированные льготы и соцобеспечения по труду, что и все остальные рабочие.
- Такие работники числятся в штатном расписании двух компаний — на основном месте работы и фирме-подработке.
- Это вводит многих директоров в ступор — должны такие совместители числиться в отчете у обоих фирмах, или кто-то один из них должен их записывать в ССЧ.
Средняя числ-ть внешних совместителей записывается в графу 3 формы для налоговой инспекции. Расчет этого показателя производится так же, как числ-ть тех работников, которые трудятся на предприятии или в компании неполный рабочий день. Учет внешних совместителей выполняется прямо-пропорционально времени, которое они проработали. Подсчет выполняется так:
- Сначала считается сумма чел./дней: всего отработанных чел./час. в отчетном месяце нужно разделить на продолжительность рабочего дня.
- После этого рассчитывается средняя численность совместителей за отчетный месяц, в перерасчете на полную занятость. Для этого разделите фактически проработанные чел./дни на сумму раб. дней в месяце (отчетном).
Если были неявки по причине болезни, отпуска или другим причинам, тогда в показатель отработанных чел./час. включаются часы по трудовому дню, предыдущему этим.
Порядок расчета СЧР, работающих неполный день
Работники, которые заняты неполный рабочий день, учитываются в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. При этом необходимо помнить, что среднесписочное количество определяется как целые единицы. Если, например, у вас два работника работают одинаковое количество дней по четыре часа, они учитываются как один человек (одна единица) с восьмичасовым рабочим днем.
Но обычно на предприятиях (особенно крупных) количество рабочих часов неполного рабочего дня и количество дней, отработанных такими работниками, совпадает не так удобно, поэтому определение СЧР для такого предприятия производится по следующей удобной формуле:
- общее количество отработанных человеко-часов за месяц : продолжительность рабочего дня : число рабочих дней по календарю в отчетном месяце = средняя численность не полностью занятых сотрудников.
Продолжительность рабочего дня при этом высчитывается исходя из продолжительности рабочей недели. Например, если рабочая неделя 40 часов, рабочий день будет равен восьми часам (40 : 5), если рабочая неделя 24 часа, рабочий день будет равен 4,8 часа (24 : 5).
Как пользоваться калькулятором
Количество работающих сотрудников предприятия на заданную дату официально называют списочной численностью. Обычно требуется расчет среднесписочной численности работников за год для предоставления в ИФНС, Росстат. Отчетным периодом для разных целей признается месяц, квартал, начало года. В отчет входит полный перечень сотрудников, с которыми заключались трудовые договора. Категория ТД значения не имеет — бессрочные, временные — фиксируются все. При подсчете учитываются не только те работники, кто находился непосредственно на рабочем месте в отчетный период, но и отсутствующие: находящиеся на больничном, в командировках и т. д. Сотрудники, имеющие прогулы, в этом перечне тоже принимаются в расчет.
Выпадают из учета следующие категории служащих:
- внешние совместители;
- работающие по договорам ГПХ;
- в отпуске по беременности, родам, по уходу за ребенком;
- учащиеся по направлению от организации с отрывом от работы, получающие стипендию;
- в учебном отпуске.
Правила расчета среднесписочной численности
- Необходимо определить количество трудоустроенных лиц за каждый день в организации.
- Нужно рассчитать количество сотрудников за месяц.
- Следует определить количество трудоустроенных лиц за квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Каждый сотрудник является целой единицей. В расчет включаются наемные сотрудники, которые трудятся по договору и выполняют обязанности один день и более, а также те, кто получает заработную плату в организации.
Формула расчета среднесписочной численности работников за год включает лиц:
- фактически явившихся на работу и отсутствующих;
- находившиеся в командировках, при условии, что за ними сохраняется оклад, включая лиц, которые находятся за границей;
- отсутствующих из-за временной нетрудоспособности, в связи с выполнением общественных обязанностей;
- работающих не целый рабочий день или на половину оклада;
- лиц, находящихся на испытательном сроке;
- надомников – людей, которые работают за пределами офисов;
- сотрудников, направленных в образовательные учреждения с целью повышения квалификации, если за ними сохраняется оклад;
- студентов, работающих в период практики;
- находящихся в ежегодных отпусках;
- лиц, имеющих выходной день по графику работы;
- получивших отдых за работу в праздничны день;
- женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком или в связи с усыновлением;
- принятых для замещения отсутствующих работников;
- участвующих в забастовках;
- иностранных граждан – сотрудников предприятия;
- лиц, находившихся под следствием;
- внутренних совместителей.
Формула расчета среднесписочной численности работников за год не включает:
- внешних совместителей;
- людей, привлеченных для работы по договорам с госорганизациями с целью предоставления рабочей силы;
- лиц, с которыми заключен договор на профобучение с выплатой пособия;
- сотрудников, прекративших работу;
- лиц, направленных на работу за границу;
- собственников организации, которые не получают зарплату;
- членов кооператива;
- адвокатов;
- военнослужащих.
Численность работников списочного состава за выходной/праздничный день принимается равной таковой за предыдущий рабочий день.
Сведения о среднесписочной численности сотрудников должны быть рассчитаны за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.
Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28 28 28 28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27 27 27 27 27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28 28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29 29 29 29 29 29 29 29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32 32 32 32 32 32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29 29 29 29 29 29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112 135 56 232 192 174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три.
Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать.
Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29 34 40)/3=34 сотрудника за квартал.
- Июнь: 2 * 16 / 30=1
- Июль: 2 * 31 / 31=2
- Август: 2 * 31 / 31=2
- Сентябрь: (2*14 5*16) / 30=4
- Октябрь: 5 * 31 / 31=5
- Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
- Декабрь: 20*31 / 31 = 20
Программа для расчета среднесписочной численности
Формула же среднесписочной численности работников выглядит так: сумма списочной численности полностью занятых работников за каждый календарный день месяца/ число календарных дней в месяце = среднесписочная численность полностью занятых работников (за месяц). При этом расчет среднесписочной численности работников учитывает также праздничные и выходные дни, численность работников в такие дни считается равной численности в последний рабочий день перед этим. Учитываются также работники, находящиеся в отпуске, отгуле, командировке или на лечении (с больничным листом).
Среднесписочная численность работников за квартал рассчитывается путем сложения среднесписочной численности работников за каждый месяц квартала и деления потом полученной суммы на три.
Часто при расчетах случается, что в сумме выходит дробное число. Разумеется, подавать в налоговую сведения о том, что на предприятии работает полтора землекопа никто не станет, следовательно, нужно округлять полученное число. Но как округлять среднесписочную численность правильно? Вспомните школьные уроки математики, по тому же принципу:
- если после запятой стоит цифра пять или цифра большего значения, к целому числу прибавляется единица, знаки после запятой убираются;
- если после запятой стоит цифра четыре или цифра меньшего значения, целое число остается неизменным, знаки после запятой убираются.
Расчет среднесписочной численности работников за 2012 календарный год для предоставления его в налоговую службу до 20 января 2013 года должен охватывать месяцы с января 2012 года по декабрь 2012 года. Существует удобная методика расчета среднесписочной численности работников: сначала считают работников, занятых полный рабочий день, потом тех, кто работает неполный день.
Следует учитывать, что в расчет среднесписочной численности за год не входят:
- внешние совместители;
- лица, с которыми заключался ученический договор на профессиональное обучение с выплатой стипендии в период ученичества;
- владельцы данной организации, которые не получали заработную плату;
- адвокаты;
- военнослужащие;
- женщины, которые находились в отпусках по беременности и родам, лица, которые находились в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- сотрудники, которые обучались в образовательных учреждениях и находились в дополнительном отпуске без сохранения своей заработной платы, а также те, кто поступал в образовательные учреждения и которые находились в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи своих вступительных экзаменов;
- работники, которые выполняли работу по договорам гражданско-правового характера;
- работники, которые были направленные на работу в другую страну;
- работники, направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций;
- работники, которые подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или же прекратившие работу без предупреждения самой администрации.